Планирование и контроль рабочего времени
В области управления рабочим временем в Подсистеме управления персоналом отслеживается информация о графике сменности, отвлечениях от работы, переносе выходного, сверхурочных работах, временных внутрицеховых перемещениях, закреплении работников за бригадой и многое другое. Ниже рассмотрены основные интерфейсы ввода.
Графики работы
 «Система Alfa/Управление персоналом» позволяет формировать и управлять графиками работы персонала любой сложности. Каждый вид графика может быть автоматически заполнен соответствующим ему вариантом сменной работы сразу на весь учетный период с учетом праздников и переносов выходных дней (если это необходимо).
В дополнение к основному графику работы для конкретных сотрудников можно указывать индивидуальный график выходов, на основании которого будет автоматически скорректирован учет отработанного времени и расчет заработной платы.
Плановый график отпусков
Решение поддерживает создание графиков отпусков как по подразделениям, так и по предприятию в целом, позволяет спланировать отпускные периоды сотрудников в зависимости от необходимости присутствия на работе в конкретный период.
 Функционал решения позволяет автоматически заполнять карточку отпусков данными из планового графика отпусков и изменять их при необходимости. На основании создающихся в течение года приказов в график отпусков автоматически заносятся даты реального отпуска, что позволяет поддерживать актуальность графика и отслеживать работников, находящихся в отпуске. Дата отзыва работника из отпуска также автоматически отражается в графике.
Отражение плановых и фактических отпусков в едином графике делает возможным управление ими, ведение учета неиспользованного отпуска.
Планирование и учет отсутствий
 Подсистема позволяет вести учет любых отклонений от нормального времени работы сотрудника, с возможностью автоматического отражения информации в табеле учета рабочего времени.
Например, в том случае, если известно, что сотрудник будет отсутствовать на рабочем месте в определенное время (вызов в военкомат, в суд, участие в соревнованиях и т.д.), данные заносятся в личную карточку сотрудника и в зависимости от настроек Подсистемы могут быть автоматически включены в табель учета отработанного времени.
Многовариантная аналитика
Решение позволяет планировать и анализировать использование фонда рабочего времени в разрезе значений 15 аналитических справочников: в разрезах проектов, цехов, переделов, заказов, видов выпускаемой продукции и т.д.
Для удобства работы пользователей и уменьшения объемов ручного труда в решении реализован гибкий механизм настройки аналитических справочников (разрезов). Данные аналитических справочников могут быть указаны для подразделения, штатной единицы, работника, конкретного начисления/удержания и др. Так, ведение справочников затрат по штатным единицам позволяет анализировать плановое распределение фонда оплаты труда непосредственно в разрезе статей затрат.
Управление внутрицеховым (производственным) документооборотом по личному составу
«Система Alfa/Управление персоналом» позволяет внедрить единые стандарты в области внутрицехового (производственного) документооборота, а также организовать работу по его электронному ведению и визированию. В Подсистеме формируются приказы на такие действия как:
- изменение графика сменности;
- перенос выходного;
- работа в выходной или праздничный день;
- сверхурочные работы;
- закрепление за бригадой или перевод в другую бригаду;
- производственные взыскания/поощрения;
- допуск/недопуск к самостоятельной работе;
- другие приказы и распоряжения, формируемые в структурных подразделениях.
Аналогично кадровым документам  приказы и распоряжения, относящиеся к производственному документообороту, могут быть как простыми (один приказ - один работник), так и составными (один приказ - сразу на несколько работников). Бумажная версия документа также необходима только для соблюдения требований законодательства и, фактически, в работе не используется.
Визирование приказов
Для повышения оперативности принятия решений можно воспользоваться возможностью электронного визирования документов. Визирование настраивается аналогично визированию кадровых приказов и распоряжений.
Автоматическое заполнение личных карточек
Комплексное решение позволяет настроить механизм, решающий проблему недостоверности данных из-за ошибок, возникающих при ручном вводе информации из подписанных бумажных приказов в Подсистему. Например, после исполнения (закрытия в Подсистеме) приказа о сверхурочных работах, данные автоматически отразятся в карточке «Работа вне графика» и соответствующем электронном табельном журнале учета рабочего времени.
табельный Учет
 Электронный табельный журнал (ЭТЖ) - бездокументарный аналог табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т12, Т13). В ЭТЖ на каждый день месяца по всем работникам предприятия хранятся данные:
- Данные о структуре рабочего времени (время начала/окончания работы, явки/неявки, система оплаты труда и т.д.);
- Данные о распределении времени по работам (структурное подразделение, штатная единица, производственная единица, ТХО и т.д. - всего в 15 аналитических разрезах);
- Данные о распределении времени по начислениям (время работы для расчета начисления, код начисления, процент оплаты);
- Данные о соответствующих данному времени премиях и надбавках (виды премий или надбавок, код начисления, процент или сумма выплаты).
Фактически ЭТЖ является основной карточкой, в которой отражена вся информация, необходимая для расчета оплаты труда сотрудника и ее корректного отнесения на затраты. На основании данных ЭТЖ производится формирование и расчет заработной платы в бухгалтерии.
Реквизиты ЭТЖ
Электронные табельные журналы создаются ответственными за ведение табеля.
В реквизитах ЭТЖ помимо подразделения,  по которому формируется табельный журнал, можно указать аналитические разрезы, по которым данные по сотрудникам будут разделяться между несколькими табельными журналами. Например, в одном и том же подразделении необходимо формировать отдельный табель на руководителей и отдельный табель на рабочих, в этом случае сотрудник, ставший начальником с 20 числа, будет отражен в табеле рабочих с 1 по 19 число и в табеле руководителей - с 20 по последнее число месяца.
В электронных табельных журналах реализован встречный контроль данных об отработанном времени. Подсистема обрабатывает информацию и предупреждает пользователя об участии одного и того же сотрудника в одно и то же время более чем в одном табельном журнале.
Заполнение ЭТЖ
При автоматическом заполнении содержания ЭТЖ используются данные из всех карточек сотрудника. На основании данных о виде явки/неявки и типе времени, Подсистема управления персоналом определяет перечень начислений, которые будут сформированы при расчете заработной платы.
Подсистема также определяет перечень положенных работнику премий и надбавок на каждый указанный промежуток времени. При этом анализируются данные из карточек:
- премии и надбавки по штатной единице;
- премии и надбавки по сотруднику;
- нарушения и наказания;
При условии, что в перечисленные выше карточки сотрудника корректно и своевременно внесена вся необходимая информация, автоматически сформированный электронный табельный журнал не требует корректировки и готов для автоматического расчета заработной платы в бухгалтерии.
Визирование ЭТЖ
Подсистема поддерживает многоуровневый механизм визирования информации ЭТЖ. При этом, можно независимо от остальных визировать каждую часть ЭТЖ, а именно:
- время работы и его распределение по затратам;
- распределение времени по начислениям;
- премии и надбавки.
Завизировать можно как данные ЭТЖ за конкретный день, так и за выбранный период времени. Доступ к визам предоставляется в соответствии с настроенными в Подсистеме правами.
Представление ЭТЖ
Электронный табельный журнал имеет два представления:
- Форма «ЭТЖ за день» предназначена для оперативного отслеживания данных по структуре рабочего времени за выбранный день.
- Форма «Т-12» аналогична унифицированной форме и предназначена для итоговой сверки табеля за месяц в целом.
Другие возможности в области управления рабочим временем и учета труда
Интеграция с электронными проходными
Решение «Система Alfa/Управление персоналом» может быть интегрирована с работающей на предприятии системой автоматизированного контроля входа/выхода на территорию предприятия (электронными проходными). При этом данные с электронных проходных будут автоматически вноситься в Подсистему, в карточку первичного табельного учета.
Автоматический контроль расхождений между данными из первичного табельного журнала и электронного табельного журнала на оплату труда позволит вам значительно упростить контроль за дисциплиной на предприятии (опоздания, ранний уход с работы и т.д.). При этом выявление всех фактов нарушения дисциплины становится делом техники. Например, работник пришел на работу в 9:30. Данные о явке и время автоматически отразилось в Подсистеме управления персоналом в первичном табельном журнале (табель учета явок неявок, не служащий прямым основанием для оплаты труда). Если ответственным при формировании ЭТЖ будет указано время работы с 8:00, Подсистема автоматически выдаст предупреждение о несоответствии вводимых данных фактическому состоянию.
Решение также позволяет формировать сводную отчетность по несоответствиям данных по предприятию в целом, структурному подразделению, отделу. При этом можно указывать «грубость» нарушения, например, показать все опоздания за период более чем на 30 минут.
| 
