Система Alfa Возможность видеть дальше Обратная связь Карта сайта
 

Автоматизация кадрового учета и расчет заработной платы в ФКП «ТПЗ»

(декабрь 2006 - сентябрь 2009)

Портрет ФКП «ТПЗ»

Федеральное казенное предприятие «Тамбовский пороховой завод» Ордена Отечественной войны 1-ой степени является одним из крупнейших предприятий промышленности боеприпасов и спецхимии России, выпускающий продукцию, находящуюся в сфере национальных интересов РФ и обеспечивающую национальную безопасность. В 2005 году заводу исполнилось 90 лет.

Предпосылки проекта

На момент начала проекта уровень автоматизации процессов управления персоналом на предприятии был невысок. Табельный учет и большая часть данных по кадровому учету велись на бумажных носителях, работа ОТиЗа также не была автоматизирована, расчет заработной платы проводился при помощи собственных разработок на FoxPro. Таким образом, работникам отделов, участвующих в управлении персоналом, приходилось вести параллельный учет на каждом функциональном участке и выполнять большой объем ручной работы.

В условиях отсутствия на заводе единой компьютерной сети и нехватки компьютеров в подразделениях руководство завода приняло решение о внедрении системы управления персоналом Alfa-HRMS, позволяющей проводить проект поэтапно. Поэтапное внедрение - от задач автоматизации кадрового учета к задачам табельного учета и расчета заработной платы - дало предприятию возможность параллельно решать технические проблемы и эффективно расходовать выделяемые на автоматизацию финансовые средства.

Реализация проекта

Проект по созданию системы управления персоналом на базе решения Alfa-HRMS для Федерального казенного предприятия «Тамбовский пороховой завод» стартовал еще в декабре 2006 года.

В ходе подготовительных работ было разработано и согласовано техническое задание, отражающее требования к вновь создаваемой системе управления персоналом предприятия, сроки и этапы ее плавного поэтапного запуска.

Постепенное развертывание автоматизированной системы управления персоналом должно было происходить параллельно с развитием соответствующей IT- инфраструктуры предприятия, оснащением рабочих мест компьютерами, прокладкой сетей.

В январе 2007 года началась работа по наполнению Alfa-HRMS информацией о структуре предприятия и штатном расписании.

На первом этапе была проведена работа по унификации разрозненной информации по структуре предприятия и штатному расписанию, после чего эти данные были внесены в информационную систему. До внедрения Alfa-HRMS штатного расписания по вспомогательным рабочим в структурированном виде просто не было. Результатом этапа стало единое штатное расписание по всему предприятию, вся информация по которому ведется в системе.

Задача осложнялась тем, что до начала проекта все данные хранились только на бумажных носителях, отсутствовала возможность их автоматического переноса во вновь создаваемую единую систему управления персоналом.

После завершения этапа по ведению штатного расписания началась работа по автоматизации кадрового учета, вводу кадровой информации о сотрудниках предприятия. До начала проекта автоматизацией затрагивался лишь учет кадровой информации, необходимой для расчета и перечисления заработной платы и налогов. Из-за разрозненности и неполноты данных в старой информационной системе ввод в программу кадровой информации по сотрудникам осуществлялся вручную сотрудниками отдела кадров и операторами отдела АСУ.

Параллельно с переносом данных была проведена работа по настройке отчетных форм для их автоматического формирования отделом кадров в соответствии с требованиями предприятия и пожеланиями специалистов кадровой службы. В рамках этапа было настроено более 20 различных печатных форм.

Уже в марте 2007 года, спустя всего 3 месяца с начала проекта, отдел кадров начал вести кадровый учет информации по персоналу в создаваемой системе управления персоналом предприятия.

Следующей задачей, решение которой было необходимо для автоматизации процесса расчета заработной платы, была задача организации автоматизированного ведения табельного учета в Alfa-HRMS. С апреля 2007 года эта работа началась.

Первым к работе в Alfa-HRMS был подключен один цех численностью более 150 человек, на примере которого были проверены все расчеты и оптимизирован ввод данных в систему.

Следующим шагом стало подключение остальных подразделений, и к маю 2008 года все подразделения, за исключением двух основных цехов, были подключены к работе в системе.

Неохваченными остались 2 основных цеха, включить которые в единую сеть предприятия из-за особенностей функционирования и специфики производственной деятельности завода длительное время было невозможно.

Сотрудниками отдела труда и заработной платы был заполнен справочник видов графиков работы, включая графики совместителей и индивидуальные графики (всего настроено более 120 графиков), была проведена масштабная подготовительная работа по систематизации премий и надбавок и их привязке к штатным единицам в новой системе.

Одновременно началась настройка классификатора начислений и удержаний в соответствии с особенностями и алгоритмами расчета заработной платы на ФКП «ТПЗ».

На этом этапе автоматический расчет заработной платы был адаптирован под типовые начисления и удержания предприятия. При этом были настроены алгоритмы расчета заработной платы по некоторым специфическим начислениям завода. Так, например, коэффициенты для выслуги лет на предприятии рассчитываются в зависимости от ряда параметров, в том числе от стажа работы сотрудника по подразделениям. Для корректного расчета этого начисления на основе положения об оплате труда была разработана уточненная методика расчета стажа с учетом новых возможностей, предоставляемых Alfa-HRMS.

Кроме того, были настроены 8 различных вариантов алгоритмов расчета сдельных нарядов: расчеты в выходные, в праздники, без учета КТУ, с учетом КТУ и т.д.

Была создана автоматическая процедура формирования табелей, включающая в себя формирование данных по явкам сотрудников, расчету нарядов, расчету других начислений и получению отчетной формы. Как результат, сократилось время расчета табеля учета рабочего времени и его проверки.

В сентябре 2007 года началась опытная эксплуатация системы управления персоналом в части автоматизированного ведения табельного учета в Alfa-HRMS, в рамках которой постепенно были подключены к работе все цеха, были учтены замечания по работе пользователей в системе, отработаны алгоритмы ведения табельного учета.

На данном этапе к работе в Alfa-HRMS было подключено более 20 пользователей, а проект столкнулся с первой серьезной проблемой. К сожалению, планы по развитию IT - инфраструктуры завода не удалось реализовать в намеченные сроки. В течение продолжительного времени операторы отдела АСУ, сотрудники расчетного отдела не имели доступа к сети. Вдобавок к этому большинство табельщиков и нормировщиков практически не имели навыков работы с компьютерами.

Табельщики и нормировщики, имеющие постоянный доступ к компьютеру, стали формировать табеля в Alfa-HRMS, отказавшись от ручного заполнения табелей.

Параллельно с опытной эксплуатацией автоматизированного формирования электронных табелей, начался завершающий этап проекта - автоматизация расчета заработной платы.

Несмотря на все организационные сложности проекта работы не останавливались, хотя и шли существенно медленнее, чем было необходимо.

Для корректного расчета оплаты по среднему заработку в Alfa-HRMS были перенесены все результаты расчетов заработной платы, начиная с 2006 года. Была произведена выверка положенных сотрудникам налоговых и имущественных вычетов, настроены и проверены алгоритмы расчета средней заработной платы, больничных, отпусков, алиментов, ссуд, штрафов.

После решения всех критических вопросов с обеспечением техникой, нормализации ситуации со своевременным отражением информации в информационной системе в сентябре 2009 года автоматизированная система управления персоналом, табельного учета и расчета заработной платы на базе решения Alfa-HRMS была передана в постоянную эксплуатацию.

Как результат, вся информация, влияющая тем или иным образом на заполнение табельного журнала или условия оплаты по нему, стала автоматически отражаться в Alfa-HRMS. После формирования нарядов, остальных начислений по сотруднику, производится автоматический расчет заработной платы.

В настоящее время в системе задействованы все службы и отделы, участвующие в управлении персоналом. В общей сложности с Alfa-HRMS работают 25 пользователей.

Общие результаты проекта

Решена главная задача проекта - информационное объединение всех отделов, связанных с ведением кадрового учета и формирование табелей учета отработанного времени, формированием и расчетом сдельных нарядов, расчетом заработной платы.

В ходе создания системы управления персоналом на базе Alfa-HRMS также были решены все насущные потребности предприятия:

  • Разработано единое штатное расписание по всему предприятию - теперь штатное расписание всегда актуально и достоверно.

  • Настроено более 120 вариантов графиков работы, структура графиков работы и закрепление за ними персонала стала прозрачна и доступна для оперативного анализа.

  • Автоматизирован расчет заработной платы - расчет зарплаты ведется в единой системе и опирается на кадровые данные и электронные табеля, существенно повышена достоверность, автоматически формируется налоговая и иная отчетность.

  • Стало больше времени на проверку и оперативное исправление введенной информации по расчету заработной платы за счет сокращения времени на формирование табелей, расчет зарплаты и получения отчетности непосредственно ответственными сотрудниками без необходимости обращаться в отдел АСУ.

  • Планирование фонда оплаты труда - появилась возможность оценить до итогового расчета заработной платы приблизительный фонд оплаты труда, как по всем начислениям с учетом планируемых премий и доплат, так и по одному конкретному начислению. Появилась возможность просчета ситуаций «а что, если».

  • Автоматическое формирование необходимой отчетности - реализована возможность формирования аналитических отчетов по кадровому и табельному учету, распределению заработной платы в различных разрезах.

Информация