(2008-2009)

ОАО "Мордовцемент" - одно из крупнейших предприятий по производству цемента в Российской Федерации. За 2008 год предприятие произвело 3,6 миллионов тонн. По объемам производства ОАО "Мордовцемент" занимает второе место среди отечественных цементных заводов. Общая численность сотрудников составляет 2000 человек.

В настоящее время на предприятии ведется комплексная работа по реконструкции имеющихся и вводу новых производственных мощностей с применением современных технологий и импортных материалов. Это позволяет предприятию ежегодно наращивать объемы производства продукции, отвечающей по качеству самым высоким требованиям.

В состав ОАО «Мордовцемент» входит Алексеевское карьероуправление, два цементных завода полного производственного цикла и предприятия вспомогательного производства, в том числе собственное предприятие железнодорожного транспорта.

Производство цемента -непрерывный высокотехнологичный производственный процесс. Это требует оперативного управления и контроля за численностью персонала на местах, их перемещениями между цехами и внутри бригад, изменениями штатного расписания.

Задачи кадрового учета и расчета заработной платы решались на предприятии с помощью продуктов 1С зарплата и кадры (1С ЗиК) и MS Office.

Так, ведение штатного расписания осуществлялось в Microsoft Excel, а фактическая численность - в 1С ЗиК. Это вызывало ряд проблем автоматизации функций отдела кадров и отдела организации и оплаты труда (ООиОТ). Учет занятых и свободных вакансий и другие операции кадрового учета и управления персоналом требовали существенных трудовых и временных затрат. Например, при переводе сотрудника на другую должность необходимо было вручную убирать у него надбавки и доплаты, положенные ему на предыдущей должности и добавлять другие, предусмотренные на новой. Отсутствовала возможность автоматизировать расчет эффективного фонда рабочего времени. Это, в свою очередь, затрудняло решение таких задач как планирование и оценка трудозатрат ПТО/ППР.

Некоторые справочники велись параллельно в трех программах, различались их содержание и структура. Большой объем ручной работы и отсутствие обмена данными между программными продуктами вызывали проблемы при расчете заработной платы и ведении табельного учета.

Кроме того, существующая функциональность используемых программных продуктов не обеспечивала на должном уровне автоматизацию таких задач, как:

• Ведение картотеки по воинскому учету. Данные по воинскому учету велись в MS Excel.
• Ведение графиков отпусков. Все графики отпусков велись в MS Excel. Это также создавало трудности при расчете эффективного фонда рабочего времени и своевременного формирования приказов на отпуск.
• Учет общего и льготного стажа для передачи сведений в ПФ.
• Календарное и финансовое планирование мероприятий по обучению, переподготовке и повышению квалификации персонала.
• Контроль расходования средств на обучение сотрудников. При формировании отчета по расходу средств на обучение сотрудников данные приходилось собирать вручную.
• Планирование и учет прохождения сотрудниками обучения или повышения квалификации.

Несмотря на то, что в используемой программе 1С ЗиК было автоматизировано достаточно большое количество функций, их автоматизация являлась разрозненной (каждый отдел вел свой блок задач, практически не взаимодействуя друг с другом), что не давало предприятию возможности перейти на качественно новый уровень - от статистического учета персональных сведений о работниках к решению задач эффективного управления трудовыми ресурсами.

Для решения перечисленных проблем требовалась система управления персоналом, обеспечивающая работу всех подразделений в едином информационном пространстве и позволяющая автоматизировать такие задачи как планирование и ведение штатного расписания, кадровый учет и документооборот, учет внутренних перемещений, планирование и учет подготовки и обучения персонала и другие задачи по управлению персоналом и расчету заработной платы. Благодаря широкой функциональности и наличию адаптационных механизмов было принято решение выстраивать систему управления персоналом предприятия на базе решения Alfa-HRMS.

Проект автоматизации задач управления персоналом, табельного учета и расчета заработной платы стартовал в феврале 2008 года. В связи с масштабность предполагаемых изменений и объемом необходимых работ была создана совместная проектная команда из специалистов ОАО «Мордовцемент» и компании «Информконтакт».

С учетом ограничения по количеству специалистов заказчика, входящих в состав проектной команды, было принято решение о поэтапной реализации проекта. Кроме того, такая методика проведения работ по развертыванию системы управления персоналом давала Заказчику возможность получать на каждом этапе ощутимые для предприятия результаты.

Проект был разделен на 5 логически законченных этапов:

• подготовительные работы;
• перевод в Alfa-HRMS отдела организации и оплаты труда и отдела кадров;
• автоматизация управления рабочим временем и табельного учета;
• запуск автоматизированного ведения и расчета сдельных нарядов;
• настройка и расчет заработной платы, налогов, отчислений в фонды.

Подготовительные работы

На первом этапе был проведен комплекс подготовительных работ, необходимых для запуска Alfa-HRMS:

• разработка механизма импорта и выверки данных о сотрудниках, импорт данных за все предыдущие периоды;
• согласование форм неунифицированных приказов и распоряжений и их настройка в Alfa-HRMS в соответствии с требованиями Заказчика;
• настройка специфических отчетных форм, необходимых отделу кадров, отделу труда и расчетной группе бухгалтерии;
• создание в системе управления персоналом типовых графиков работы сотрудников использующихся на предприятии;
• настройка автоматического расчета сдельных нарядов с учетом коэффициентов за показатели качества выпускаемой продукции;
• настройка алгоритмов автоматического расчета начислений и удержаний из зарплаты, отчислений в фонды, а также выполнение прочих настроек, влияющих на корректность расчета заработной платы;
• разработка и утверждение инструкций и регламента работы в новой системе управления персоналом

Перевод в Alfa-HRMS отдела организации и оплаты труда и отдела кадров

Из ранее использовавшихся баз данных были импортированы сведения о структуре предприятия и штатному расписанию, перенесены все кадровые данные, как по работающим, так и по когда-либо работавшим сотрудникам. После переноса данных по штатному расписанию сотрудниками ООиОТ была проделана большая работа по выверке перенесенных данных, их дополнению и корректировке с учетом новых возможностей, предоставляемых Alfa-HRMS, а сотрудниками отдела кадров - скорректированы данные по работникам предприятия с учетом нового разработанного штатного расписания.

Как результат, уже на первом этапе у сотрудников Отдела организации и оплаты труда и Отдела кадров появилась возможность в текущем режиме видеть не только действующее штатное расписание с учетом всех его изменений, но и фактическую штатную расстановку работников. Новые возможности сразу были по достоинству оценены, сложился конструктивный настрой для реализации всех последующих задач проекта.

Параллельно с выверкой кадровой информации проводилось обучение сотрудников ОК формированию всех кадровых приказов и распоряжений непосредственно в новой программе. Уже в мае 2008 г. отдел кадров начал постоянно работать в системе управления персоналом, получив возможность не только вести учет кадров, но и управлять ими. Теперь кадровые учетные документы (трудовые договоры, приказы на прием, перевод, увольнение, отпуск, изменение ФИО и т.д.) стали формироваться непосредственно в новой системе, проходя все стадии от создания проекта приказа, его согласования и визирования до отражения действий по приказу в карточках сотрудников, табелях и прочих объектах решения Alfa-HRMS.

Автоматизация управления рабочим временем и табельного учета

В рамках задачи автоматизации управления рабочим временем совместной проектной командой были разработаны и утверждены единые стандарты приказов и распоряжений по личному составу, выпускаемых в структурных подразделениях и не проходящих через отдел кадров (изменение графика сменности, перенос выходного, сверхурочные работы, закрепление за бригадой и т.д.).

В течение месяца параллельно с ручным формированием табеля в подразделениях были сформированы все приказы и распоряжения, необходимые для автоматического формирования электронного табельного журнала учета отработанного времени в Alfa-HRMS.

С мая 2008 г. табельщики подразделений начали работать в Alfa-HRMS - формируют приказы о внутрицеховых переходах, ведут предполагаемые больничные листы, вносят сведения о командировках, невыходах и отвлечениях от работы. На основе этих данных автоматически формируются электронные табельные журналы и производится печать бумажного табеля для подписания и передачи в архив.

Запуск автоматизированного ведения и расчета нарядов

В июне 2008 г. началась работа по ведению и расчету сдельных нарядов в новой системе. Сотрудники отдела организации и оплаты труда прошли обучение и начали тестовую работу в Alfa-HRMS. В процессе работы были заведены операции, выполняемые работы, производственные единицы, формализован метод расчета расценки работы.

Следует отметить, что предприятие имеет непрерывный цикл производства и рассчитывает наряды ежедневно по каждой партии продукции для каждой бригады в зависимости от показателей качества. В связи с этим специалистам предприятия приходится формировать и обрабатывать более 1000 нарядов в месяц. Начав работу в Alfa-HRMS, пользователи по достоинству оценили качество и оперативность работы, удобство обработки больших объемов информации.

Расчет заработной платы, налогов, отчислений в фонды

На финальном этапе в середине августа 2008 г. тестовую работу в системе управления персоналом начали бухгалтеры по расчету заработной платы. Для сверки полученных данных и проверки алгоритмов расчета заработной платы расчет зарплаты проводился в двух системах одновременно. В процессе расчета был получен необходимый опыт работы с новой системой.

В сентябре 2008г. был проведен первый тестовый автоматизированный расчет заработной платы по всему предприятию. В результате расчета были выявлены определенные проблемы, вызванные несогласованностью в работе отделов, выполняющих в системе функции кадрового учета, учета труда и расчета заработной платы. Были приняты меры по налаживанию взаимосвязей отделов, контроля действий всех вовлеченных в работу служб, что в дальнейшем обеспечило необходимую оперативность и качество вводимой информации.

Тестовый расчет заработной платы за ноябрь показал готовность создаваемой системы управления персоналом к опытно-промышленной эксплуатации.

В начале 2009 г. после нескольких месяцев успешной эксплуатации был подписан Акт приемки-передачи системы управления персоналом предприятия на базе решения Alfa-HRMS в промышленную (постоянную) эксплуатацию.

После завершения основных подготовительных работ в апреле 2008 г. начался этап по переводу ООиОТ и отдела кадров на работу в Alfa-HRMS.

Автоматическое формирование первичной документации и отчетности

До внедрения Alfa-HRMS приказы по персоналу печатались вручную в текстовом редакторе. В настоящее время после ввода первичных данных в систему печатные формы всех приказов автоматически формируются и распечатываются, данные приказов проверяются на корректность в соответствии с настроенными алгоритмами. Как результат, существенно выросли качество и достоверность информации о персонале в информационной системе.

Сокращение времени формирования отчетности по предприятию

На момент начала проекта формирование отчетов занимало несколько часов, пользователи запускали процедуры формирования отчетов на ночь. В настоящий момент отчеты формируются за несколько минут, что позволяет в любой момент получить необходимую достоверную информацию.

Ведение штатного расписания в программе, контроль свободных и занятых штатных единиц

В связи с отсутствием возможности отслеживания штатного расписания в используемой конфигурации 1С ЗиК, возникали случаи приема сотрудника на уже занятую или сокращенную штатную единицу. В процессе создания системы управления персоналом на базе решения Alfa-HRMS было выверено и упорядочено штатное расписание, налажен контроль занятых и свободных штатных единиц. Премии и надбавки, привязанные к штатной единице, теперь автоматически учитываются при переводе сотрудника на другую должность, формируется вся необходимая отчетность по штатному расписанию.

Формирование электронных табелей

Табельщики подразделений сами заводят информацию о невыходах или отвлечениях сотрудников, внутренних перемещениях, переносах выходного дня и автоматически формируют табеля учета отработанного времени непосредственно в «Система Alfa/Управление персоналом». При этом учитываются различные приказы, выпускаемые отделом кадров.

Расчет премии от показателей качества

Премия сотрудников предприятия учитывает коэффициент, рассчитываемый в зависимости от показателям качества. В 1С ЗиК этот коэффициент считался за месяц, хотя требовалось производить расчет коэффициента за каждый день. В настоящее время сотрудники лаборатории вводят данные о показателях качества в Alfa-HRMS, и при расчете премии система учитывает данные за каждый день, что обеспечивает более точный и корректный расчет заработной платы сотрудников предприятия.

Автоматический расчет начислений по среднему заработку

До внедрения Alfa-HRMS расчет начислений по среднему заработку производился вручную. После завершения проекта при корректном вводе данных в программу оплата по средней считается автоматически с учетом всех исключительных периодов.

Результаты проекта:

• Сокращение времени на формирование отчетности по предприятию, а также отчетов для передачи в налоговые органы, Пенсионный фонд, военкоматы, архивы и т.д.
• Сокращение времени на расчет зарплаты, включая расчет по среднему заработку и расчет премий в зависимости от показателей качества.
• Автоматизация таких задач как ведение штатного расписания, формирование графика отпусков, ведение воинского учета, учет стажа (льготного, общего, стажа на предприятии и др.).
• Организация тесного взаимодействия отделов, работающих в Alfa-HRMS, и, соответственно, существенное снижение количества ошибок и рассогласованности в действиях сотрудников отдела кадров, отдела организации и оплаты труда, расчетной группы по заработной плате, табельщиков, экономистов и нормировщиков цехов и подразделений.
• Автоматизация задач по расчету заработной платы, среднего заработка и т.д., в связи с чем уменьшилось количество ошибок при расчете, т.к. система своевременно учитывает все изменения в законодательстве.

Таким образом, в результате создания системы управления персоналом на базе решения Alfa-HRMS упорядочена кадровая информация о персонале, выверено штатное расписание и штатная расстановка, оптимизированы скорость и алгоритмы расчета зарплаты, улучшено качество выводимой информации. Все службы и подразделения, имеющие отношение к процессам управления персоналом (более 100 пользователей), работают в едином информационном пространстве. Созданная система отвечает всем требованиям заказчика и полностью соответствует российскому законодательству.

Благодаря созданной системе управления персоналом ОАО «Мордовцемент» рассчитывает оперативно решать как текущие, так и будущие задачи динамично развивающегося бизнеса.