Система Alfa Возможность видеть дальше Обратная связь Карта сайта
 

Управление рабочим временем и его характеристиками

Решаемые задачи

  • Управление графиками работы.
  • Управление внутренним документооборотом по личному составу.
  • Учёт работы вне графика.
  • Управление командировками.
  • Учёт отсутствий на рабочем месте.
  • Учёт отработанного времени.
  • Распределение рабочего времени по шифрам затрат.
  • Взаимодействие с электронными проходными.

Управление графиками работы

Возможности

  • Ведение единого классификатора графиков работы.
  • Ведение единого классификатора вариантов сменной работы.
  • Автоматизированная генерация графиков работы.
  • Учёт времени работы и перерывов рабочего времени.
  • Работа с балансом рабочего времени при суммированном учете.
  • Создание графиков для совместителей, сотрудников с неполным рабочим днём.
  • Учет временных изменений графика работы/выходов.
  • Преднастроенная отчетность.

Особенности

Для повышения точности планирования и учёта рабочего времени решение использует продуманную систему управления графиками работы, плановыми и внеплановыми отклонениями от них, обеспечивая необходимый уровень документального сопровождения связанных с этим процессов.

Alfa-HRMS поддерживает рабочие графики сотрудников любой сложности: посменные, «два через два», всевозможные комбинированные варианты – шаблоны графиков легко настраиваются в системе. В шаблоне графика можно с точностью до минут задать информацию о плановом времени начала и окончания работы, времени обеденных и других перерывов в течение смены, разрывов рабочего времени (например, для водителей автобусов).

Использование в Alfa-HRMS единых классификаторов вариантов сменной работы и графиков рабочего времени обеспечивает централизованное управление графиками работы и упрощает работу по их заполнению.

Каждый вид графика может быть автоматически заполнен соответствующим ему вариантом сменной работы на весь период с учётом праздников и переносов выходных дней. В дополнение к основному графику работы для конкретных сотрудников, в том числе для работников с суммированным учётом рабочего времени, принятых на неполную ставку или принятых по совместительству, может быть указан индивидуальный график выходов, данные которого будут использованы для учёта рабочего времени и расчёта заработной платы. Предусмотрена процедура временного изменения графика работы (смены) с автоматическим возвращением работника на предыдущий график (если известна дата окончания временного изменения).

Сформированные графики работы используются при автоматическом заполнении электронного табельного журнала.


Управление внутренним документооборотом по личному составу

Возможности

  • Автоматизированное ведение внутреннего (производственного) документооборота по личному составу по единым стандартам.
  • Электронное согласование и визирование внутренних документов (приказов, распоряжений, актов об опоздании или невыходе на работу и т.д.).
  • Автоматизированный контроль на корректность оформления документа.
  • Автоматизированный контроль на допустимость управляющего воздействия с точки зрения принятых на предприятии стандартов и ограничений, на стадии подготовки проекта управляющего документа.
  • Формирование печатных форм документов и отчётности в соответствии с требованиями предприятия.

Особенности

Решение Alfa-HRMS позволяет внедрить единые стандарты ведения внутреннего (производственного) документооборота, организовать работу по его электронному ведению и визированию. В системе формируются приказы и распоряжения на такие действия как изменение графика сменности, перенос выходного, работа в выходной или праздничный день, сверхурочные работы и многие другие. Система предусматривает встроенные механизмы контроля на корректность оформления документа и непротиворечивость вводимой информации. Кроме того, автоматизированный контроль на допустимость управляющего воздействия с точки зрения принятых на предприятии стандартов и ограничений позволяет еще на стадии подготовки проекта управляющего документа своевременно вносить изменения, выполнять бизнес-процесс в строгом соответствии с заданными на предприятии ограничениями. Данные из подписанных документов отражаются в карточках сотрудников и автоматически учитываются при формировании структуры рабочего времени в электронном табельном журнале и начислениях для его оплаты.


Учёт работы вне графика

Возможности

  • Учёт работы в выходные дни и её компенсация.
  • Учёт и оплата сверхурочной работы.
  • Предоставление времени отдыха за ранее отработанное время.

Особенности


С помощью решения Alfa-HRMS можно не только организовать учет переносов выходного дня, сверхурочных работ и работы в выходные и праздничные дни, но и отслеживать данные о фактически предоставленном времени отдыха за ранее отработанное время. Данные о работе вне графика выходов автоматически отражаются в электронном табельном журнале.

Управление командировками

Возможности

  • Оформление направления работника в командировку в пределах РФ и за границу.
  • Отзыв работника из командировки.
  • Продление срока командировки.
  • Интеграция с системой бухгалтерского, финансового учета.
  • Формирование электронных документов и отчётности по унифицированным и внутренним формам.

Особенности

Alfa-HRMS поддерживает весь необходимый документооборот, связанный с командировками сотрудников (направление и отзыв из командировки, продление ее срока), включая печать бланков документов и формирование различных отчетов. При необходимости на время командировки сотруднику может быть изменён режим и график работы.

Для каждой командировки, помимо её основных параметров, можно указать источник финансирования и иные аналитические признаки, позволяющие отнести затраты на конкретный проект, заказ или, например, статью затрат. Данные обо всех командировках работника фиксируются в его карточке и используются при формировании ЭТЖ.

На период длительной командировки, связанной, например, с пуско-наладочными работами, система позволяет произвести временное освобождение ставки, предоставляя возможность осуществить прием/перевод на должность временно отсутствующего работника.

На основе кадровых данных о командировке в бухгалтерии производится автоматизированный расчёт оплаты по средней.


Учёт отсутствий на рабочем месте

Возможности

  • Учёт временной нетрудоспособности (в том числе и без оплаты).
  • Учет освобождения сотрудника от работы.
  • Учет простоев.
  • Учет опозданий, прогулов и т.д.

Особенности

Alfa HRMS дает возможность вести учет отсутствия сотрудника на работе по любым причинам: в связи с болезнью, освобождением от работы, простоем, прогулом, опозданием, преждевременным уходом и т.д., при этом сохраняется вся история по каждому сотруднику.

Решение позволяет оформлять все виды освобождений от работы, среди них: направление на курсы повышения квалификации, освобождение от работы в день сдачи крови и ее компонентов и в день связанного с этим медицинского обследования, освобождение от работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей, дополнительные выходные дни лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами и др.

Система предоставляет удобные формы работы с больничными листами, позволяя выполнять с ними все предусмотренные законодательством операции, включая автоматическое определение стажа для расчёта пособия. Одна из нестандартных функций решения – возможность ввода данных о предполагаемом больничном для его своевременного учета в табеле. Ввод данных о предполагаемом больничном (со слов работника), осуществляется на усмотрение ответственного за табельный учет, но в целом позволяет снизить объем работы, связанной с подготовкой корректирующих табелей по факту предоставления работником реального больничного. Предусмотрен механизм контроля ввода предполагаемых больничных и фактического предоставления больничного листа.

Поддерживается учет простоев с возможностью указания их причин (по вине работодателя, работника, по причинам, не зависящие от них). В зависимости от вида и причины отсутствия на работе автоматически изменяется способ оплаты: без оплаты, по среднему заработку, 2/3 среднего заработка, 2/3 среднего тарифной ставки и т.п. При этом система позволяет вести учет изменения способа оплаты в течение рабочего дня с точностью до минуты, что позволяет предприятию максимально эффективно управлять фондом оплаты труда


Учёт отработанного времени

Возможности

  • Формирование электронного табельного журнала.
  • Разграничение доступа к табельному журналу.
  • Учет времени, отработанного во вредных (опасных) условиях труда.
  • Настройка интеграции с картами аттестации рабочих мест по условиям труда.
  • Оплата отработанного времени на основании путевых листов.
  • Настройка интеграции с системой учета путевых листов.

Особенности

Системой предусмотрен механизм автоматического формирования электронного табельного журнала (ЭТЖ) – бездокументарного аналога табеля рабочего времени и расчёта оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).

Табель формируется на основании графиков выходов работников, кадровых приказов (распоряжений), а также управляющих документов, оформленных в Alfa-HRMS в рамках производственного (внутрицехового) документооборота. Продуманная организация бизнес-процессов, формирование всех управляющих воздействий по личному составу непосредственно в информационной системе по мере их возникновения в течение месяца позволяет равномерно распределить нагрузку на специалистов, участвующих в подготовке данных для расчёта заработной платы, существенно повысить качество табельных журналов, сократить время, необходимое для их формирования, и, как следствие, сократить общее время расчёта заработной платы при существенном росте достоверности рассчитываемых данных и снижении количества сторнирований.

В ЭТЖ также могут заноситься данные из путевых листов (возможна интеграция с системами учета путевых листов).

В ЭТЖ на каждый день (временной промежуток) по всем работникам хранятся данные:

  • о структуре рабочего времени (время начала/окончания работы, явки/неявки и т.д.);
  • о распределении времени (подразделение, штатная единица, рабочая группа/бригада, системы оплаты и т.д., а так же до 15 аналитических разрезов, используемых для учета затрат);
  • о распределении времени по начислениям (время работы для расчета начислений, код начисления, процент оплаты);
  • о соответствующих данному времени премиях и надбавках (виды премий или надбавок, код начисления, процент или сумма выплаты).

Базируясь на данных о типе явки/неявки и типе времени, система определяет перечень начислений, премий, надбавок и доплат, положенных работнику на каждый временной промежуток. Благодаря описанным возможностям формируется точная база для расчета заработной платы работников предприятия.

Решение позволяет автоматизировать учёт времени, проведённого работниками во вредных (опасных) условиях. Данные об отработанном в таких условиях времени используются для персонифицированного учета, для назначения лечебно-профилактического питания, расчета компенсаций за условия труда, дней дополнительного отпуска.

Возможности платформы Alfa-ESP обеспечивают разграничение доступа к табельному журналу в части характеристик рабочего времени, начислений от отработанного времени и надбавок, премий, надбавок, доплат.


Распределение рабочего времени по шифрам затрат

Возможности

  • Настройка интеграции с системой бухгалтерского, финансового учёта.
  • Шифрация затрат на оплату труда в различных аналитических разрезах.
  • Ввод значений типовой проводки и аналитических справочников в различных разрезах (подразделение, штатная единица, начисления и удержания, личная карточка).
  • Проверки на соответствие типовой проводки и значений аналитических справочников.

Особенности

Решение предоставляет возможность аналитической оценки любого временного промежутка, что позволяет вести детальный учет затрат на оплату труда, планировать и анализировать использование фонда рабочего времени по видам персонала, видам и местам возникновения затрат, проектам, договорам, заказам и любым другим аналитическим разрезам с необходимой точностью.


Взаимодействие с электронными проходными

Особенности

Система Alfa-HRMS может быть интегрирована с системой автоматизированного контроля входа/выхода на территорию предприятия (электронными проходными). В результате интеграции данные пропускных терминалов будут автоматически вноситься в табель первичного учета рабочего времени.

Станет доступным формирование отчетности об отклонениях табельного журнала на оплату и фактических данных электронной проходной.

Системой предусмотрены механизмы, позволяющие при формировании ЭТЖ ввести автоматическое ограничение времени окончания сверхурочной работы, времени начала и окончания работы в выходной день, времени выхода работника с контролируемой территории, что позволит предприятию осуществлять оплату такого времени только за период фактической работы, существенно экономя фонд оплаты труда, особенно в период «авралов».

Информация