Система Alfa Возможность видеть дальше Обратная связь Карта сайта
 

Кадровый учёт и документооборот

Решаемые задачи

  • Управление кадровым документооборотом.
  • Ведение учётных данных сотрудника.
  • Планирование и учёт отпусков.
  • Администрирование награждений и взысканий.
  • Ведение военно-учетных данных.
  • Учёт трудового стажа и предыдущей трудовой деятельности работника.

Управление кадровым документооборотом

Возможности

  • Автоматизированное формирование унифицированных форм кадровых приказов (распоряжений).
  • Ведение внутреннего кадрового документооборота по единым стан­дар­там.
  • Электронное согласование и визирование кадровых документов.
  • Работа с трудовыми договорами.
  • Формирование документов и отчётности по унифицированным и внут­рен­ним формам.

Особенности

Решение Alfa-HRMS позволяет автоматизировать все процессы кадрового документооборота: от создания проекта приказа (распоряжения) до его ввода в действие. Типовым для Alfa-HRMS является подход, при котором любые управляющие воздействия формируются в системе (создается проект) и после согласования и утверждения проекта документа в электронном виде данные автоматически отражаются во всех связанных объектах. Так, например, после закрытия приказа о переводе работника данные из него автоматически попадают как в соответствующее поле его личной карточки, так и в карточки изменения графика, режима работы, шифра затрат и т.д.

При вводе проекта документа система производит логический контроль на допустимость введенных параметров (не попадает ли дата начала отпуска на командировку, имеется ли свободная вакансия при оформлении перевода на должность, запрет на перевод на должность, уже выведенную из штатного расписания и т.д.). Помимо стандартных, могут быть настроены дополнительные правила по проверке введенных в проект документа параметров на соответствие требованиям бизнеса, например: проверка на работу более 4-х часов сверхурочно подряд, контроль своевременного увольнения работника, временно принятого на период декретного отпуска и многие другие.

Электронная база кадровых документов ведется в виде иерархического каталога неограниченной вложенности, внешний вид которого настраивается в соответствии с требованиями к ведению документооборота на предприятии. Развитые возможности поиска и фильтрации по датам, исполнителям, номеру документа, типу службы и т.д. позволяют быстро найти нужные документы, даже когда количество приказов и распоряжений превышает десятки тысяч.

В системе преднастроены такие действия как:

  • заключение, изменение и прекращение трудового договора;
  • приём на работу;
  • перевод, в том числе временный;
  • увольнение;
  • отпуск/отзыв из отпуска, денежная компенсация;
  • направление в командировку;
  • кадровые взыскания/поощрения;
  • изменение фамилии;
  • изменение режима работы;
  • отмена приказа/пункта приказа;
  • восстановление на работе по решению суда;
  • другие приказы, формируемые в отделе кадров.

Возможность настройки пользовательских форм печатных и электронных документов, создание в них дополнительных полей для занесения информации в соответствии со стандартами, принятыми в компании, позволяет вести кадровый документооборот любой сложности, а использование электронного согласования и визирования – избежать большого количества рутинной работы, связанной с бумажной документацией. Бумажная версия при таком подходе нужна лишь для соблюдения требований законодательства и в работе фактически не используется. Электронный оригинал документа и все его данные хранятся непосредственно в системе.

Alfa-HRMS поддерживает ведение процессов заключения, изменения, расторжения и аннулирования трудовых договоров всех видов, в том числе срочных, по совместительству, гражданско-правового характера. При формировании проекта трудового договора основные данные работника автоматически подтягиваются из карточки физического лица, а существенные условия договора - из параметров должности в штатном расписании. Кадровому специалисту остается только внести отклонения и недостающие параметры. За счёт использования такой концепции обеспечивается полное совпадение условий трудового договора и фактических условий работы, и, как следствие, уменьшаются риски трудовых споров из-за их несоответствия. В свою очередь, создавая проект приказа о приёме на работу достаточно указать номер трудового договора, и система будет использовать данные указанного договора при его формировании.

Решение отслеживает ситуации, когда человек поступает на работу повторно. При очередном найме такого сотрудника можно просмотреть историю трудовых отношений с ним, включая информацию о взысканиях и причинах его увольнения в прошлом, и в случае необходимости обновить его персональные данные.

Одной из нестандартных функций решения является возможность оформления временных переводов работников (по производственной необходимости, на период отпуска и т.д.), работы с временно свободными штатными единицами.

В случае наступления срока окончания трудового договора система Alfa-HRMS напомнит об этом, а при оформлении увольнения работника проконтролирует правильность заполнения табеля во избежание ошибочного начисления зарплаты, проверит наличие непогашенных финансовых обязательств перед предприятием и т.д.

Бизнес-логика кадровой системы построена на строгом соблюдении трудового законодательства РФ и включает в себя встроенные механизмы логического контроля, сводя к минимуму возможность совершения ошибок со стороны кадрового персонала.


Ведение учётных данных сотрудника

Возможности

  • Учёт кадровой информации.
  • Хранение истории изменения всех данных сотрудников.
  • Поддержка множественных адресов, номеров документов и т.п.
  • Поиск по архивным полям карточек сотрудников.
  • Формирование документов и отчётности по унифицированным и внутренним формам.

Особенности

Alfa-HRMS поддерживает возможность структурированного хранения всей необходимой информации в личной карточке сотрудника. Это дата и место рождения, ФИО, пол, состав семьи, адреса (прописки, проживания и т.д.), образование/повышение квалификации, данные об инвалидности, документы (паспорт, полис медицинского страхования, военный билет, документы по допуску, водительское удостоверение и т.д.) и их скан-копии, и т.д. При этом доступ к скан-копиям документов может быть разграничен в зависимости от типа документа. Поддерживается возможность ведения электронного журнала учета трудовых книжек.

При изменении каких-либо данных (смена фамилии, адреса, реквизитов документов) система сохраняет и новое значение поля, и предыдущее (с отметкой о дате и причине неактуальности), что поддерживает целостность данных и обеспечивает информационную преемственность: позволяет осуществлять поиск по историческим данным (например, по старой фамилии) и корректно формировать унифицированные и аналитические формы отчетности за прошлые периоды.

Информация из карточки сотрудника используется в различных бизнес-процессах: данные о составе семьи - при расчёте налоговых вычетов, об инвалидности – при расчёте пособий по временной нетрудоспособности и отчислений в фонды, адрес по месту регистрации необходим для формирования карточки Т2, а фактический – для отправки корреспонденции. Кроме того, можно оперативно собрать корректную информацию для представления работника к правительственной или министерской награде, подготовить документы для оформления пенсии, провести анализ трудовых династий.


Планирование и учёт отпусков

Возможности

  • Ведение электронного графика отпусков.
  • Учёт дополнительных отпусков, полагающихся по должности/условиям труда.
  • Использование данных для расчёта резерва на оплату отпусков.
  • Оформление ежегодно оплачиваемого отпуска.
  • Оформление дополнительных оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков.
  • Расчёт и выплата компенсаций за отпуска, в т.ч. при увольнении.
  • Автоматизированный расчёт неиспользованных дней отпуска.

Особенности

Система обеспечивает сопровождение всего комплекса бизнес-процессов, связанных с планированием и расчетом положенных дней различных типов отпусков, отражением фактических дат предоставления как оплачиваемых, так и дополнительных отпусков, планированием резервов на оплату отпусков по данным каждого сотрудника.

Alfa-HRMS позволяет спланировать отпускные периоды сотрудников предприятия, поддерживая создание электронных графиков отпусков как по подразделениям, так и по предприятию в целом. Данные из этих графиков отражаются в карточках сотрудников. На основании создающихся в течение года приказов в график отпусков автоматически вносятся даты реального отпуска, при этом ведется раздельный учет основного и дополнительных отпусков по типам.

В системе реализованы все алгоритмы для автоматизированного расчета периода предоставления и количества дней ежегодного отпуска всех типов (за вредные условия труда, «северные», за ненормированный рабочий день и т.д.), при этом отпуска могут рассчитываться с учетом уже использованных дней, потерь рабочего времени, а также времени работы на должности, предоставляющей право на данный отпуск. Данные о кадровых отпусках учитываются при заполнении электронных табельных журналов.

Помимо учёта основных и дополнительных отпусков Alfa-HRMS поддерживает различные виды особых отпусков: без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, по беременности и родам, работникам, усыновившим ребенка, учебные отпуска, любые дополнительные отпуска, положенные по коллективному договору.

При необходимости переноса или отзыва из отпуска в системе формируется приказ, на основании которого автоматически корректируется дата окончания отпуска, происходит перерасчет его оплаты и перераспределение уже выплаченных отпускных сумм, а в случае увольнения работника осуществляется автоматический расчёт неизрасходованных/перерасходованных дней отпуска и суммы компенсации/суммы к возврату.


Администрирование награждений и взысканий

Возможности

  • Учет поощрений и взысканий.
  • Хранение истории всех премий, надбавок, доплат, дисциплинарных взысканий в разрезе сотрудников.

Особенности

Alfa-HRMS предоставляет широкий инструментарий для управления награждениями и взысканиями, предусмотренными в организации, обеспечивая учет как внутренних, так и внешних поощрений, дисциплинарных взысканий и отстранений от работы. В дальнейшем информация о нарушениях и поощрениях может использоваться при расчете заработной платы, выплате квартального и годового бонуса и т.д.

Сохранение детальной истории и возможность строить различные статистические отчёты позволяет принимать управленческие решения по персоналу. В случае повторного найма сотрудника история его поощрений и взысканий сохранится и будет доступна для просмотра ответственному пользователю.


Ведение военно-учетных данных

Возможности

  • Хранение всей необходимой информации по воинскому учету в карточке сотрудника.
  • Произвольные выборки данных.
  • Формирование отчетности.

Особенности

Alfa-HRMS обеспечивает сопровождение всех процессов, связанных с ведением военно-учётной информации, специального учёта, постановки и снятия с воинского учёта. Система позволяет автоматизировать процесс формирования документов, необходимых для предоставления в военные комиссариаты, а так же внутренней отчётности, например, по постановке на внутренний учёт на предприятии.

Решение обеспечивает соблюдение не только трудового законодательства, но и закона о воинской обязанности и военной службе.


Учёт стажа и предыдущей трудовой деятельности работников

Возможности

  • Учёт различных видов стажа с возможностью расширения списка.
  • Автоматический зачёт определенного вида стажа при работе в конкретном подразделении, на конкретной штатной единице.
  • Возможность ручной корректировки стажа работника.
  • Учет видов стажа с повышающим коэффициентом (например, по военнослужащим).
  • Хранение истории предыдущей трудовой деятельности работников.

Особенности

Решение предоставляет удобный инструмент для ведения учёта различных видов стажа и позволяет избежать целого ряда ошибок, связанных с неправильным подсчетом стажа работников при его ручном учете. Этот функционал особенно актуален для предприятий, имеющих большое количество профессий, связанных с особыми условиями труда (1-й и 2-й список, выслуга) или использующих гибкую систему подсчета внутреннего стажа (работа в обособленном структурном подразделении, в районах крайнего севера и местностях, приравненных к ним, и т.д.).

Информация о предыдущей трудовой деятельности работника целиком заносится в систему и используется для автоматизированного расчет стажа.

В случае необходимости автоматически созданные записи о стаже могут быть скорректированы вручную либо дополнены специалистом, ответственным за персонифицированный учет.

Информация